Googleでタスク管理する方法②他の人とタスクを共有

個人レベルでのタスク管理について前回ご紹介しました。今回は、他の人とGoogleを利用してタスクを共有する、その使い方をご紹介します!

目次

Google ToDo リストを共有する方法

「Google ToDo リスト」を他の人と共有するためには、まず、Googleチャットで「スペース」を作ります。

2021 年 9 月 8 日より、Gmail 内の Chat での「チャットルーム」が自動的に「スペース」という名称になりました。

Google「スペース」の場所

Gmail にアクセス。
右側にある「設定」マークをクリック。

「すべての設定を表示」をクリック。

「チャットとMeet」をクリック。

それぞれの設定にチェックをいれます。

  • チャット:Google Chat
  • チャットの位置:好きな方にチェック
  • Meet:好きな方にチェック(チャット使うだけなので今回はどちらでも大丈夫です)

これで、「スペース」がでてきます!

チャットだけでなく、グループのファイルやタスクなどを共有することもでき、ファイルの受け渡しやメッセージ送信も一緒にでき便利です。

Google スペースを利用した他の人とのタスク管理

スペースを作成する

スペースの「+」をクリックし、「スペースを作成」をクリック。

スペースに必要な事項を入力。

  • アイコン:未入力も可。絵文字選択できます。
  • スペース名:任意の名称
  • アドレス:招待人のアドレスを選択
こんな感じです。
絵文字からアイコンは選択できます

招待された人にはメールが届きます。

メール件名:チャットルーム「◯◯」への招待状

スペースができあがりました。招待した人と、チャット・ファイルのやりとり・タスク、をいっぺんに見ることができます。

スペースでのタスク追加方法

上部の「タスク」もしくは「タスクを割り当てる」をクリック。

必要項目を入力。

  • タイトル
  • 詳細
  • 日時を追加
  • 割り当てる:スペース参加者が選択できます。

タスク管理で大事なことは、日時。ここはしっかり入れましょう。

スペースでのタスク確認方法

タスクが追加されると、お知らせがつくのでわかりやすいです。

タスクタブで常に確認ができます。

完了したものは、下部にでてきます。

TODOリストには、個人で作ったタスクと、スペースでのタスク同時に一覧で見ることができます。

誰かとタスクを共有したい場合に、タスク管理ツールを導入しなくても、Googleで簡単に管理ができます。ちょっとした規模でのタスク管理に活用してみてください。

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